ただ開くだけでは有効な会議にはならない

日本のビジネスマンは1日の勤務時間のうち、課長になると40.2％、部長は42.0％、役員は42.6％と役職があがれば上がるほど会議や打ち合わせのために時間を使っているという。会議や打ち合わせのために約4時間も使用しているが、すべての会議や打ち合わせが効果的に行われているわけではない。タイミングという視点から会議や打ち合わせを効果的に開催するにはどうしたらよいのか。

会議や打ち合わせには定期的になっているものが多いので、全員が出席できる確率が高い日にあらかじめ設定するのがよい。これは会議メンバーのスケジュールの中に会議の日程をあらかじめ織り込ませることによって会議のタイミングをつくりだすので効果的である。毎週、毎月、何曜日の何時という具合に定例会議の日程を決めることによってタイミングの先取りをするわけである。
定例日をあらかじめ決められない場合には、会議が終了したら散会前に次回の開催日を決めてしまうのがよい。その場合、２,３回先の会議日程もその場で調整しておき次回にその日程を確認するのもよい。議題に「次回開催日の確認｣も上げておくと、この確認を忘れなくて済む。一般のビジネスマンは、週のスタートや終わりの月曜日や金曜日は打ち合わせや事務処理に追われることが多い。定例的な会議の開催は一般的にいって、月曜日と金曜日を避けるのがよいようだ。
突然、会議を招集しなければならないことも多い。日程調整をうまくやり、会議がタイミングよく開催されるようにするには関係者の行動スケジュールを互いに把握しておくことで、タイミングよく会議や打ち合わせのスケジュール調整ができる。

気楽な非公式の打ち合わせ、予備会議のようなものは、スキ間時間に行うと効果があがるし、関係者も集まりやすい。通常は出勤前の１時間とか、ランチタイム、あるいは終業時等、何か行動を起こしたり、終了したりするときに生まれるスキ間時間の活用である。ちょっとした打ち合わせはランチタイムやコーヒータイム等、スキ間時間に何かしながらというのが効果的で人も集まりやすい。

会議や打ち合わせは必ず打ち切る時刻を決めておく。タイミングよく打ち切るには、会議を始める前に打ち切り時刻を確認しておくこと､そして、15分前と５分前に打ち切り時刻を確認するとよい。この予告をすることで定時にタイミングよく会議を終えることができる。