新入社員研修に役立つ・・・職場でのコミュニケーション〈その2〉

コミュニケーションをとるときも、人間関係を維持するにも、適切な言葉遣いが大事な要素になります。

  1.言葉づかいの基本  
●流行語と外国語は、必要以上に使わない。
●乱暴な言葉づかいは避ける。
●仲間言葉や社内の専用語は、社外の人には使わない。
●相手にわかりやすい言葉で話す。
●相手を傷つけるような言葉は使わない。
●敬語を正しく使う。

  2.敬語の種類と使い方  
敬語は「相手を大切に思い、尊敬する気持ち」を言葉によって表すものです。相手との関係、また状況によって表現が違ってきます。敬語は「言葉のマナー」、社会人として正しい敬語を使いなれるようにしましょう。

(1)敬語の種類と基本パターン
敬語の種類と基本パターン

(2)特定の語を用いるもの(言い方を変えるもの)
特定の語を用いるもの(言い方を変えるもの)

  3.敬語的表現法  
相手の依頼にこたえられない場合、相手にお願いをする場合など相手に配慮を示す時の言葉づかいを「クッション言葉」と言います。クッション言葉を使うことによって相手の心理的抵抗を和らげます。
・「申し訳ございませんが、○○は只今、席を外しております」
・「あいにくでございますが、ご希望にそいかねますので・・・」
・「恐れ入りますが、お電話番号をお聞かせいただけますか」
・「お手数ですが・・・・」
・「失礼ですが・・・・」

新入社員研修に役立つ・・・職場でのコミュニケーション

コミュニケーションは仕事を進める上で大切なポイントです。

  1.指示・命令の受け方  

上司からの指示・命令であなたの仕事は始まります。性格の理解し、仕事に取り掛かるようにしましょう。
●呼ばれたら明るく「ハイ」と返事をし、メモをもち、上司のところへ行く

●指示・命令は必ず「メモ」をとる
複雑ななお要はもちろん、いつでもメモを取る習慣をつけることが大切です。メモは5W3Hで要点を押さえムダの内容にしましょう。

●最後まで聞く
早とちりは指示・命令とは違う仕事をする原因になります。途中で口出しせずに最後まで聞きます。

●いくつかの仕事が重なったら、優先順位の確認をする

●内容で不明な点はその場で確認する
遠慮したり、分かったふりをしないで、納得のできるまで質問します。意見があれば直に述べ、上司の指示を仰ぎます。

●大切なポイントは復唱して確認する
特に「目的」と「期限」はしっかり確認しましょう。何のために仕事をするかを理解していないと的外れの仕事をすることになります。

●指示・命令には必ず従う
上司からの指示・命令で働くことが組織の原則です。

  2.報告・連絡の仕方  
指示・命令に対しては必ず報告をします。
●仕事がすんだらすぐに報告をする
聞かれてから報告するのではなく、早めに報告するように心がけましょう。

●正確に報告する
・報告内容は正確、簡潔に。
・意見を述べる場合は、事実と自分の意見は区別する。
・ミス・トラブルはすぐ報告し、早めに指示を受ける。

●結論から報告する
「結論⇒理由⇒経過」の順で要領よく報告します。

●中間報告をする
長期間にわたる仕事は、必要に応じて中間報告をします。
・状況が変わって当初の予定通りできなくなったとき。
・関連のある情報を知ったとき。

●文書による報告
次のような場合、文書で行う方がよいでしょう。
・複雑な内容のとき。
・記録として残す人用のある場合。

●命令した本人に報告する

新入社員研修に役立つ・・・職場での心構え<その2>

  1.職場での人間関係  
仕事がしやすい、明るい職場は良い人間関係から生まれます。人間関係の大切さを認識し、お互いに相手の立場を尊重して、良い人間関係を保つように心がけることです。

(1)人間関係の大切さを理解する
職場はいろんな人が集まって仕事をするところです。仕事を進めるときは、多くの人のちからを結集することが必要であり、皆が助け合わなければなりません。

(2)よい人間関係を保つには
①明朗な態度で人に接する
・笑顔で話しかけるようにする。
・適度のユーモアも忘れない。
・口先だけでなく、誠意をもって接する。

②協調と思いやりに精神を持つ
・自分本位にならないようにする。
・感情に走ることのないようにする。
・議論のための議論をさけ、相手の意見も尊重する。
・相手のプライドを傷つけないようにする。
・相手の迷惑にならないように気をつける。

③職場の規律とマナーを守る
・人のかげ口や悪口を言わない。
・約束は、必ず守る。
・うそを言わない。
・個人的問題に立ち入らないようにする。
・礼儀正しくする。
・言葉づかいに気をつける。

④親密度を深める
・話し合う機会を多く持つ
・職場の行事には積極的に参加する。

<こんな人は嫌われる>
・人の悪口を言う
・口先ばかりで誠実さがない
・人のミスを攻撃する
・責任を他に転嫁する
・ぐずぐずしていて決断が遅い
・時間にルーズ
・人のやることにすぐにケチをつける
・自分本位で人の迷惑など考えない
・軽はずみでよく失敗する
・公私混同する
・約束を守らない

新入社員研修に役立つ・・・職場での心構え<その1>

☆仕事の心構え
(1)仕事の3原則(仕事の基本を守る)
スポーツや勉強にも基本が大切であるように、仕事についても基本がしっかりしていなければなりません。正確・迅速・丁寧が仕事を進めるうえでの3原則です。

(2)仕事の3意識
①顧客意識
会社が発展・成長できるのも、お客様、取引先があればこそです。常にお客さまや取引先のニーズにこたえられるように考えることが大切です。(顧客第1主義)

②原価意識
すべてのものにはコスト(原価)がかかっています。ムダなコストは会社の利益を減らすものですから、次のような点に注意をしましょう。

③改善意識
自分の能力を高め、常に創意工夫をし、仕事の改善に努めましょう。

(3)仕事の3姿勢
①責任感を持つ
与えられた仕事は、責任を持ってやり遂げることが大切です。自分の担当している仕事は、すべて自分に責任があることを自覚しましょう。

②積極性を持つ
上司からの指示をもっているだけでなく、自ら進んで仕事をしていくことが必要です。
さらに、新しい仕事にもチャレンジする積極性が求められます。

③協調性を持つ
職場では大勢の人が力を合わせて目標の達成を目指しています。各自が勝手なふるまいをすると全体の仕事がスムーズに進みません。規律・マナーを守り、お互いに協力しあうことが大切です。

デザインの役割とデザイン思考(その4)

☆デザイン思考(デザイン・シンキング)の5つのステップ
広い意味でのデザインを理解し、デザイナーのスキル(発想法)を利用するための5つのステップをご紹介します。

デザイン思考の原則の中でも一番重要視されるのが、「ユーザー中心主義」という原則ですが、ユーザーを中心に考えることなど、どこの会社もやっているし、個人レベルでも「ユーザーを中心に置いているかどうか」と聞かれた時に「No」と答える人はまずいません。ユーザー中心主義とは、ユーザーの欲しいものが何かをとにかく聞き、その通りに行うという「お客様第一主義」の考え方とは違うのです。アメリカの大手自動車メーカー、フォードモーターの創設者であるヘンリー・フォードはこんな名言を残しています。

“If I had asked people what they wanted, they would have said faster horses.”
もし私が、人々に何が欲しいかを聞いたならば、彼らは「より早い馬車」と答えただろう。

彼は、ユーザーの要望を聞いたのではなく、ユーザーの言動から彼らの欲しいものをより深く分析してフレーム(再定義)することで「より早い移動手段」という要望を定義したのです。ユーザー中心主義というのは、ユーザーよりもユーザーのことを深く理解することで、ユーザー自身も気づいていない問題を解決することになります。だからこそ、他社との差別化ができ、イノベーティブなプロダクトへと繋がるのです。
自分の欲しいものというのは自分が一番わからないものである。だからこそ、デザイナーというプロがそれを明確化するのであり、デザイン思考はその考え方を体系化したものです。

「デザイン思考」では、1~5のステップを踏まえ、それぞれの場面で「デザイン能力」に基づき進行し、問題があれば、このステップを繰り返すことになります。

自社で「デザイン思考」を活用する場合、自らが「デザイン思考」を使えるようになることが理想的だが、難しい場合はデザイナーを活用して進めていく方法もあります。