新入社員研修に役立つ・・・職場でのコミュニケーション

  1.携帯電話のかけ方  
●かける場所を選ぶ
人混みや騒音の場所を避けることが基本です。電車では、乗車前に済ますか、途中下車をし、周囲の迷惑にならないようにします。レストラン等の公共の場では戸外で、また、航空機や病院などでは、計器類に影響を与えるため、使用してはいけません。

●電波の届きやすい場所でかける
携帯電話は、電波を使って通話の情報を送っていいるため、電波の届きにくい場所があります。ビルの谷間やトンネル、高速道路の下では、突然切れてしまうことがありますので、相手が聞きやすい、電波状態のよい場所でかける必要があります。

  2.携帯電話の受け方  
●商談中・来客中の場合
商談中にいきなり携帯電話が鳴りだしたら、商談が中断するだけでなく、相手はあまり良い気持ちはしないものです。電話を切るか、マナーモードにするか、留守番機能を設定するなど、配慮をします。また、留守番電話のメッセージはこまめに聞き、こちらから早めにかけ直すようにします。
電波を切り忘れ、商談中にかかってきた場合は、小さな声で「ただ今、商談中ですので、折り返しかけなおします」など告げ、商談後にかけ直します。なお、商談の相手の方には、「失礼いたしました」などと中断したことへのお詫びも必要です。

●電車の中では
電車や人ごみの中での通話は、周囲の人にとって大変迷惑です。商談中と同様に、電源を切るなどのマナーが必要です。電源に切り忘れ、電車内にいるときに、仕事の要件の電話がかかってきた場合は、相手に断ってから、途中下車してかけ直します。仕事に関する具体的な名称や金額等が社外に漏れないよう純分な配慮が必要です。
また、着信音もあらかじめ着信音量を小さくするなど気をつけましょう。

新入社員研修に役立つ・・・職場でのコミュニケーション

電子メールは、会社にとって欠かせないコミュニケーション手段の一つです。紙媒体で発信するビジネス文書とは異なり、電子メールは受信側のメールソフトやパソコン環境によって受信側の見え方が変わることがあります。どのような環境でもきちんと情報が伝わるように留意しましょう。

  1.電子メールの書き方の基本  
(1)表題(件名)を工夫する
「ご連絡」というよりも「企画会議の日程変更」などと表題は一見して本文の内容が分かるように具体的に書きましょう。

(2)読みやすい本文にする
①メールを開いた最初の画面内に、重要なポイントを書く。
②個人あてのメールには「〇〇様」と宛名を書く。
会社名や所属が分かる場合は「△△産業株式会社」「○○様」と2行に分けて書いてもよいでしょう。
③挨拶文句や敬語はほどほどに
頭語、結語、事項の挨拶など、手紙特有の用語は不要です。「いつもお世話になっております」その後には自分の名前を書きましょう。
④長い文章は改行する。
1行の最大文字数は全角で30~35字程度をめどに、句読点などの位置で改行すると読みやすくなります。
⑤段落ごとに空白を入れる。

(3)署名(シグネチャ)を書く
外部に発信する場合などは、発信者の会社名、部署名、氏名、メールアドレス、電話番号、住所などを書くのが一般的です。

  2.電子メールのマナー  
(1)送信メールのマナー
①半角カタカナや機種依存文字、外字は受信側で文字化けをおこすことがあるので使用しないようにしましょう。
②データ量の大きいものは圧縮もしくは分割して送信しましょう。
③「宛先(TO)」以外の関係者にも内容を共有したい場合は「CC」欄に、それぞれ面識がない複数先に一斉送信するときは「BCC」欄に入力しましょう。
(2)返信メールのマナー
①届いたことを伝えるためには速やかな返信が必要で、24時間以内が目安でしょう。
②不必要な引用は読みづらいので、削除しましょう。

新入社員研修に役立つ・・・職場でのコミュニケーション〈その2〉

コミュニケーションをとるときも、人間関係を維持するにも、適切な言葉遣いが大事な要素になります。

  1.言葉づかいの基本  
●流行語と外国語は、必要以上に使わない。
●乱暴な言葉づかいは避ける。
●仲間言葉や社内の専用語は、社外の人には使わない。
●相手にわかりやすい言葉で話す。
●相手を傷つけるような言葉は使わない。
●敬語を正しく使う。

  2.敬語の種類と使い方  
敬語は「相手を大切に思い、尊敬する気持ち」を言葉によって表すものです。相手との関係、また状況によって表現が違ってきます。敬語は「言葉のマナー」、社会人として正しい敬語を使いなれるようにしましょう。

(1)敬語の種類と基本パターン
敬語の種類と基本パターン

(2)特定の語を用いるもの(言い方を変えるもの)
特定の語を用いるもの(言い方を変えるもの)

  3.敬語的表現法  
相手の依頼にこたえられない場合、相手にお願いをする場合など相手に配慮を示す時の言葉づかいを「クッション言葉」と言います。クッション言葉を使うことによって相手の心理的抵抗を和らげます。
・「申し訳ございませんが、○○は只今、席を外しております」
・「あいにくでございますが、ご希望にそいかねますので・・・」
・「恐れ入りますが、お電話番号をお聞かせいただけますか」
・「お手数ですが・・・・」
・「失礼ですが・・・・」

新入社員研修に役立つ・・・職場でのコミュニケーション

コミュニケーションは仕事を進める上で大切なポイントです。

  1.指示・命令の受け方  

上司からの指示・命令であなたの仕事は始まります。性格の理解し、仕事に取り掛かるようにしましょう。
●呼ばれたら明るく「ハイ」と返事をし、メモをもち、上司のところへ行く

●指示・命令は必ず「メモ」をとる
複雑ななお要はもちろん、いつでもメモを取る習慣をつけることが大切です。メモは5W3Hで要点を押さえムダの内容にしましょう。

●最後まで聞く
早とちりは指示・命令とは違う仕事をする原因になります。途中で口出しせずに最後まで聞きます。

●いくつかの仕事が重なったら、優先順位の確認をする

●内容で不明な点はその場で確認する
遠慮したり、分かったふりをしないで、納得のできるまで質問します。意見があれば直に述べ、上司の指示を仰ぎます。

●大切なポイントは復唱して確認する
特に「目的」と「期限」はしっかり確認しましょう。何のために仕事をするかを理解していないと的外れの仕事をすることになります。

●指示・命令には必ず従う
上司からの指示・命令で働くことが組織の原則です。

  2.報告・連絡の仕方  
指示・命令に対しては必ず報告をします。
●仕事がすんだらすぐに報告をする
聞かれてから報告するのではなく、早めに報告するように心がけましょう。

●正確に報告する
・報告内容は正確、簡潔に。
・意見を述べる場合は、事実と自分の意見は区別する。
・ミス・トラブルはすぐ報告し、早めに指示を受ける。

●結論から報告する
「結論⇒理由⇒経過」の順で要領よく報告します。

●中間報告をする
長期間にわたる仕事は、必要に応じて中間報告をします。
・状況が変わって当初の予定通りできなくなったとき。
・関連のある情報を知ったとき。

●文書による報告
次のような場合、文書で行う方がよいでしょう。
・複雑な内容のとき。
・記録として残す人用のある場合。

●命令した本人に報告する

新入社員研修に役立つ・・・職場での心構え<その2>

  1.職場での人間関係  
仕事がしやすい、明るい職場は良い人間関係から生まれます。人間関係の大切さを認識し、お互いに相手の立場を尊重して、良い人間関係を保つように心がけることです。

(1)人間関係の大切さを理解する
職場はいろんな人が集まって仕事をするところです。仕事を進めるときは、多くの人のちからを結集することが必要であり、皆が助け合わなければなりません。

(2)よい人間関係を保つには
①明朗な態度で人に接する
・笑顔で話しかけるようにする。
・適度のユーモアも忘れない。
・口先だけでなく、誠意をもって接する。

②協調と思いやりに精神を持つ
・自分本位にならないようにする。
・感情に走ることのないようにする。
・議論のための議論をさけ、相手の意見も尊重する。
・相手のプライドを傷つけないようにする。
・相手の迷惑にならないように気をつける。

③職場の規律とマナーを守る
・人のかげ口や悪口を言わない。
・約束は、必ず守る。
・うそを言わない。
・個人的問題に立ち入らないようにする。
・礼儀正しくする。
・言葉づかいに気をつける。

④親密度を深める
・話し合う機会を多く持つ
・職場の行事には積極的に参加する。

<こんな人は嫌われる>
・人の悪口を言う
・口先ばかりで誠実さがない
・人のミスを攻撃する
・責任を他に転嫁する
・ぐずぐずしていて決断が遅い
・時間にルーズ
・人のやることにすぐにケチをつける
・自分本位で人の迷惑など考えない
・軽はずみでよく失敗する
・公私混同する
・約束を守らない

新入社員研修に役立つ・・・職場での心構え<その1>

☆仕事の心構え
(1)仕事の3原則(仕事の基本を守る)
スポーツや勉強にも基本が大切であるように、仕事についても基本がしっかりしていなければなりません。正確・迅速・丁寧が仕事を進めるうえでの3原則です。

(2)仕事の3意識
①顧客意識
会社が発展・成長できるのも、お客様、取引先があればこそです。常にお客さまや取引先のニーズにこたえられるように考えることが大切です。(顧客第1主義)

②原価意識
すべてのものにはコスト(原価)がかかっています。ムダなコストは会社の利益を減らすものですから、次のような点に注意をしましょう。

③改善意識
自分の能力を高め、常に創意工夫をし、仕事の改善に努めましょう。

(3)仕事の3姿勢
①責任感を持つ
与えられた仕事は、責任を持ってやり遂げることが大切です。自分の担当している仕事は、すべて自分に責任があることを自覚しましょう。

②積極性を持つ
上司からの指示をもっているだけでなく、自ら進んで仕事をしていくことが必要です。
さらに、新しい仕事にもチャレンジする積極性が求められます。

③協調性を持つ
職場では大勢の人が力を合わせて目標の達成を目指しています。各自が勝手なふるまいをすると全体の仕事がスムーズに進みません。規律・マナーを守り、お互いに協力しあうことが大切です。