コミュニケーション能力アップのための 職場の「報」「連」「相」 <その13>

「ホウ・レン・ソウ」の「ホウ」とは「報告」、「レン」とは「連絡」、「ソウ」とは「相談」のことです。この3つが職場で的確に使えるようになると、コミュニケーション能力がグンと向上し、周囲から一人前と認めてもらえるはずです。「報・連・相」の特徴は、一つ一つが独立したものではなく、3つが連携して初めて大きな力を発揮することがあります。事例をもとに、どこに問題があり、どうすればいいのか考えてみたいと思います。

誰に何を報告すべきか、正しく判断しましょう。
重ねて指示を受けた場合は、報告する順番に気をつけましょう。

  報告の事例5  
営業2課の山本さんは社歴2年目。今日も朝から直属の課長の指示で、14時から行われるプレゼンの資料作成に取りかかっていました。あと少しで終わるという時、部長から取引先に重要書類を届ける急用を頼まれました。「残りは午後にやれば間に合う」と考えた山本さんは、昼休みを使って書類を届けに行きました。ところが、会社に戻るとカンカンの課長が待っていました。「一体どこに行っていたんだ!資料の内容を大幅に変更することにしたんだぞ。これではプレゼンに間に合わないだろ!」


  事例5の問題点   指示者である直属の上司には必ず報告を
この事例の山本さんの失敗はどこにあったのでしょうか?それは、直属の上司である課長に、何一つ報告することなく黙って外出してしまったことです。上司の上役からの命令を優先した点は正しいものの、これでは目の前にある仕事を放棄したことと同じになってしまいます。昼休みは食事と休憩を取って午後に備える時間。昼休みを利用したこのような外出も、じつは課長に一言報告すべきことなのです。

  事例5の改善策   指示系統を考慮して報告相手と順番を選ぼう

◎直属の上司と上司の上役との関係
会社は組織で成り立っています。社長一人ですべての仕事をすることは不可能ですから、複数の社員がタテとヨコの関係でつながりながら仕事を分担し、社長を頂点としたピラミッドの形をつくっています。お互いがしっかり連結しながら大きな成果を出していくことが求められる会社という場所では、タテの指示系統が重要な役割を果たします。上司の上役からの指示は最優先で対応しなければなりません。

◎報告すべき相手とその順番を間違えないように
直属の上司から指示された仕事をしている途中、そこに別の上司からの指示が加わった場合には、先ずは直属の上司に一言報告することを怠ってはなりません。特に、社外に出る場合には、報告なしでは無断外出とみなされても仕方がありません。この場合の報告は、直属の上司から外出許可を得るという意味合いが含まれます。その上で外出し、戻ってきたらまず、上司の上役に仕事を完了させたことを報告し、次に、直属の上司に「ただいま戻りました。これから仕事に戻ります」という流れになります。

コミュニケーション能力アップのための 職場の「報」「連」「相」 <その12>

「ホウ・レン・ソウ」の「ホウ」とは「報告」、「レン」とは「連絡」、「ソウ」とは「相談」のことです。この3つが職場で的確に使えるようになると、コミュニケーション能力がグンと向上し、周囲から一人前と認めてもらえるはずです。「報・連・相」の特徴は、一つ一つが独立したものではなく、3つが連携して初めて大きな力を発揮することがあります。事例をもとに、どこに問題があり、どうすればいいのか考えてみたいと思います。

自分だけでなく会社全体にかかわることは、すみやかに相談しましょう。
相談すべき相手を正しく見極める目を持ちましょう。

  相談の事例5  
営業部の林さんにはある悩みがありました。それは、取引先の男性からしつこく誘われていることでした。その都度断ってきましたが、先日その男性から「うちの会社が重要じゃないってことかな」と気になることを言われてしまいました。先輩を夕食に誘い相談の機会をつくったのですが、楽しそうな雰囲気のなかでなかなか言い出せず、結局言いそびれてしまいました。林さんは今、会社を辞めることを考え始めています。


  事例5の問題点   ときに深刻な悩みを抱えることもあります
取引先や顧客との関係で、このように深刻でデリケートな問題がしばしば起こることがあります。こんな場合は、一人で悩まず、早期に上司や先輩に相談しなければなりません。放置しておけば、いつまでたっても問題は解決せず、林さんだけが悪者にされてしまったり、最終的に会社に損害を与えてしまったりすることもあるでしょう。これこそすみやかに相談すべき重要な問題です。

  事例5の改善策   重要なことを一人で解決しようとしてはいけません

◎相談は自ら勇気をもって切り出しましょう
 相談したい内容は人それぞれでも、このような事例のように「取引先に上手に断る対処の仕方」は社会人になれば一度くらいは通過する難関かもしれません。社内で話しにくい内容も、外で食事をしながらであれば打ち明けやすいでしょう。但し、お酒が入ってしまうと先輩のペースになってしまったり、単なる雑談で終わることもあるはずです。
 それでも、自分の悩みを相談するつもりで誘ったのであれば、自分から「実は…」と切りだす勇気を持たなければなりません。自分だけでなく、他の社員も同じように被害を受けているかもしれません。取引先との問題は一刻も早く相談すべきことのトップに位置付けられ、早急に社内で対処する必要があるはずだからです。

◎相談する相手をきちんと見極めること
 同僚が一番話しやすいかもしれませんが、単なる愚痴を聞いてもらうだけになりかねません。先輩の中にも話しやすい人と話しにくい人がいるかもしれませんが、話しやすさで選ぶのではなく、誰に相談することが自分にとっても会社にとってもベストであるかを見極めることが大切です。日頃から周囲と良好な関係を築きつつ、いざという時に頼ることができる上司や先輩を見つけておきましょう。

コミュニケーション能力アップのための 職場の「報」「連」「相」 <その11>

「ホウ・レン・ソウ」の「ホウ」とは「報告」、「レン」とは「連絡」、「ソウ」とは「相談」のことです。この3つが職場で的確に使えるようになると、コミュニケーション能力がグンと向上し、周囲から一人前と認めてもらえるはずです。「報・連・相」の特徴は、一つ一つが独立したものではなく、3つが連携して初めて大きな力を発揮することがあります。事例をもとに、どこに問題があり、どうすればいいのか考えてみたいと思います。

相手に貴重な時間を割かせるからこそ、事前連絡をすべきなのです。 
事前連絡では、クッション言葉を添えるのがビジネスセンスです。

  連絡の事例4  
営業部の岩田さんは、契約締結のために社長、部長と取引先に向かっています。出かける間際に社長に急ぎの電話が入り、出発がかなり遅れてしまいました。
「遅刻しそう・・・」と不安になりましたが、仕方がありません。結局、5分遅れで到着すると、先方の社長と部長は担当者とともにすでに会議室で待っていました。「こんな日に遅刻は困ります」と社長たちの前で開口一番言われてしまった岩田さんでした。



  事例4の問題点   遅刻する場合には事前連絡が必要です
 そもそも出る時間が遅れたことが問題ですが、これは岩田さんのせいではありません。しかし、先方とアポイントメントを取っている以上、「遅れるかもしれない」と思った時点で、一言、先方に連絡をする必要がありました。遅れる理由は、「社内の事情」でよかったはずです。そうすれば、先方を不安な気持ちで待たせることもありませんでした。結局、社長と部長にまで恥をかかせることになってしまいました。

  事例4の改善策   タイム・イズ・マネーをご存じですか?
◎事前連絡なしの2分遅れは、事前連絡した10分遅れより悪い
 「タイム・イズ・マネー」とは「1分たりとも自分と相手の時間をおろそかにするな」という意味だと理解してください。たとえば、電車の遅延などで、訪問先との約束の時間に遅れそうという場合、あなたはどうしますか?「走れば数分の遅れで済むから急ごう」と全力で走るか、それとも、駅に着いた時点で立ち止まり、先方に「少し遅れます」と連絡を入れるか、どちらでしょうか。
 アポイントメントの時間は厳守しなければなりません。万が一、遅れることが事前に分かる場合には、必ず約束時間『前』に連絡を入れることがビジネスマナーです。遅れる時間がたとえ数分でも、相手の時間を無駄にすることにつながるからです。アポイントメントとは、相手の時間を拘束することだと心得ましょう。

◎事前連絡するときには適切な言葉を添えましょう
 多忙なビジネス社会では、「いちいちそんなことを連絡してくるな」という考え方の人もいます。ですから、事前連絡をする場合には、相手のそんな気持ちを理解した上で、「ご多忙のところ恐縮です。念のために確認させていただきたいのですが」などと言葉を添えることをおススメします。これはクッション言葉といい、相手との関係をスムーズにするために効果的な表現です。 

コミュニケーション能力アップのための 職場の「報」「連」「相」 <その10>

「ホウ・レン・ソウ」の「ホウ」とは「報告」、「レン」とは「連絡」、「ソウ」とは「相談」のことです。この3つが職場で的確に使えるようになると、コミュニケーション能力がグンと向上し、周囲から一人前と認めてもらえるはずです。「報・連・相」の特徴は、一つ一つが独立したものではなく、3つが連携して初めて大きな力を発揮することがあります。事例をもとに、どこに問題があり、どうすればいいのか考えてみたいと思います。

報告は、相手に余裕があるタイミングを見計らって行いましょう。
私見を交えて報告する場合には、一言断りを入れましょう。

  報告の事例4  

入社後、総務課に配属されたばかりの山田さんが任されているのが、ひっきりなしにかかってくる電話への応対です。上司に確認しなければ分からないことも多いためこまめに報告するのですが、上司はいつも不快そうな顔。「そんなことは後で、メモを渡してくれたらいい」と言われてしまいます。また、ある時には、「どうしてそんな重要なことを先に言わないんだ!」と怒られることもあります。山田さんは、総務の仕事にだんだん、自信がなくなってきました・・・。

  報告4の問題点   報告には重要度に応じたタイミングがあります
まじめに逐一報告している山田さんですが、一つだけ配慮に欠けていることがあります。それは、上司はいつも忙しいということです。上司の手が空いた時を見計らいましょう。もちろん、重要な連絡が入った場合には「○○様から急ぎのお電話ですが、いかがなさいますか?」と速やかに報告し、確認を取らなくてはいけません。上司に対して何をいつ報告するか、的確な判断が必要です。

  報告4の改善点   報告する優先順位の見極め方
◎時系列が基本ですが、例外もあります
報告する時は、常にタイミングを考えることが大切です。原則として、上司が忙しそうな時は報告をすることを避けます。しっかり見計らい、上司が一段落したような時にタイミングよく声をかけて報告する習慣を身につけてください。これが基本ですが、決して見落としてはならない例外があります。緊急を要するものは、一刻も早く上司に報告をあげなければなりません。緊急かつ重要な案件や悪い結果が予測されるような場合には、とにもかくにも大至急報告するようにします。速やかな報告により上司側が適切な対応を取ることができ、問題を未然に防いだり、損害を最小限にとどめることにもつながるはずです。

◎報告事項は整理してから伝えます
報告するときには、話す順番を間違えないことも大切です。互いに忙しいからこそ、時間を無駄にしないためのポイントです。

・先に結論から話し、その理由や経過は後から述べる。
・報告事項が複数ある時は、急ぎものや重要なものを先に伝える。
・長くかかりそうなときは、先に①報告に係るおおよその時間、②報告件数、③概要を上司に伝える。


報告を受ける側にとっては報告者の言葉だけが頼りです。報告者がいい加減なことを話せばそれが事実として認識されてしまいます。報告する時には事実だけを正確に伝えることが肝心で、勝手な解釈や自分の感想を加えないよう留意してください。

コミュニケーション能力アップのための 職場の「報」「連」「相」 <その9>

「ホウ・レン・ソウ」の「ホウ」とは「報告」、「レン」とは「連絡」、「ソウ」とは「相談」のことです。この3つが職場で的確に使えるようになると、コミュニケーション能力がグンと向上し、周囲から一人前と認めてもらえるはずです。「報・連・相」の特徴は、一つ一つが独立したものではなく、3つが連携して初めて大きな力を発揮することがあります。事例をもとに、どこに問題があり、どうすればいいのか考えてみたいと思います

相談内容と相談の仕方は、立場をわきまえたものにしましょう。
相談をした後は、改善状況などをこまめに報告しましょう。

  相談の事例3  

人事課長の佐藤さんは今年入ってきた新人の仕事ぶりが気になって仕方がありません。頼んだ仕事に対する出来栄えは問題ないのですが、普段の言動が気持ち良いものではないのです。そこで佐藤さんは折を見て、人事部長に「どうしたらいいか」を相談しました。ところが、逆に佐藤さんが注意されてしまったのです。「君ねぇ、言いたいことはわかるけど、自分でどうすればいいのかくらい考えてから相談しろよ!」

  相談3の問題点   相談は、相手に時間を割かせることでもある
部長の言う通り、佐藤さんの相談は新人の現状だけでなく、①考えられる原因、②改善策までを自分で考えたうえで、上司の意見をあおぐ形でなされるべきでした。新人レベルなら丸投げの相談内容でも許される場合がありますが、組織には立場・役割がそれぞれちゃんとあるのです。人事課長としての責務を有する佐藤さんは、自分の立場を全く理解していないことになります。

  相談3の改善点   相談する前に考えるべきこと
◎相談の前に熟考することが大切
この事例のような相談は、捉え方によっては上司に告げ口しているだけになりかねません。相談し結果、適切な注意や忠告をするという流れを想定するならば、相談する前に心がけることがあります。

・事実をよく調べること←相談する以上、裏付けになる証拠は必要です。
・原因をつかむこと←解決案の妥当性について相談するには、判断材料となる問題の原因も伝えなければなりません。
・今相談し、解決に着手することがベストなタイミングであるかどうかまで見極めること

また、上司にアドバイスをもらった後にも留意すべきことがあります。あくまで自分からの言葉として忠告や指導をするということです。「部長も怒っていたぞ」などと勝手に部長の姿をちらつかせることはしてはなりません。

◎相談した以上、その後の状況をきちんと報告すること
相談された側としては、どんなに多忙でもアドバイスの結果がどうなったか、気になっているものです。相談したら、それがどうなったのか現状報告をできるだけ早い段階でするべきです。相談したことで人間関係が一歩深まったにも関わらず、また元の関係に戻ってしまうのも残念です。相談した後は報告や連絡をマメにするようにしましょう。

コミュニケーション能力アップのための 職場の「報」「連」「相」 <その7>

「ホウ・レン・ソウ」の「ホウ」とは「報告」、「レン」とは「連絡」、「ソウ」とは「相談」のことです。この3つが職場で的確に使えるようになると、コミュニケーション能力がグンと向上し、周囲から一人前と認めてもらえるはずです。「報・連・相」の特徴は、一つ一つが独立したものではなく、3つが連携して初めて大きな力を発揮することがあります。事例をもとに、どこに問題があり、どうすればいいのか考えてみたいと思います。

プライドは大切です。でも、そのために組織人としての本質を見失わずにしましょう。
 中間報告は、自分の身だけでなく、組織(会社)を守ります。

  報告の事例3  

企画開発部に所属して3年目の山口君は、上司から新規のプロジェクトの構想を1か月で仕上げるように命じられました。頑張り屋の山口君ですが、英文資料を読むだけでも時間がかかり、毎日夜遅くまで残業しても終わりそうにありません。半月ほどたった時、上司から「大丈夫か?」と進捗状況を尋ねられましたが、思わず「何とかなりそうです!」と答えてしまいました。しかし、結局、期限までに提出することはできませんでした。

  事例3の問題点   一人で抱え込まずに中間報告を
うまくいかないときはつい、「そんなことを言ったら怒られてしまう」と思いがちです。しかし、最終的に困るのは会社です。正直に中間報告さえしていれば、上司がヘルプ要員をつけてくれたり、その案件を他の人にやらせるなどの采配をとってくれます。一瞬の小さな恥をおそれて業務に支障をきたすことは、組織の一員としてあるまじき行為。山本君の失敗は、自分のプライドを大事にするあまり、中間報告を怠ったことにあると言えそうです。

  事例3の改善点   中間報告は上司のためでもあります
◎進捗状況とその時点での問題点を報告
 一見簡単そうな仕事でも、実際に取り掛かってみてはじめて「えっ、これってどうすればいいの?」と不明点や疑問点が出てくることがあります。そんなときは、指示を出した上司に「恐れ入りますが、○○の件で少しご報告したいことがあるのですが・・」と声をかけ、進捗状況をきちんと上司に把握してもらうことが大切です。また、「実はここが分からない」「このままでは時間内に終えることができそうもない」などと困っていることを率直に相談して早期に解決を図ることも中間報告の意義です。

◎上司は常に進捗状況を気にしています
 指示を与えた上司は、進捗状況をいつも気にしています。しつこく聞けば『部下を信用していない上司』というレッテルを張られることをおそれて、気にしないフリをしている上司も少なくありません。ですから、自分から率先してタイミングよく中間報告をすることが、実は上司を安心させ、評価させる秘訣でもあります。仕事が順調に進んでいる場合も中間報告は必要です。「大丈夫だと思います」「なんとかなります」という根拠のない楽観的な報告は絶対にNGです。