電子メールは、会社にとって欠かせないコミュニケーション手段の一つです。紙媒体で発信するビジネス文書とは異なり、電子メールは受信側のメールソフトやパソコン環境によって受信側の見え方が変わることがあります。どのような環境でもきちんと情報が伝わるように留意しましょう。

  １．電子メールの書き方の基本  
（１）表題（件名）を工夫する
「ご連絡」というよりも「企画会議の日程変更」などと表題は一見して本文の内容が分かるように具体的に書きましょう。

（２）読みやすい本文にする
①メールを開いた最初の画面内に、重要なポイントを書く。
②個人あてのメールには「〇〇様」と宛名を書く。
会社名や所属が分かる場合は「△△産業株式会社」「○○様」と２行に分けて書いてもよいでしょう。
③挨拶文句や敬語はほどほどに
頭語、結語、事項の挨拶など、手紙特有の用語は不要です。「いつもお世話になっております」その後には自分の名前を書きましょう。
④長い文章は改行する。
１行の最大文字数は全角で30～35字程度をめどに、句読点などの位置で改行すると読みやすくなります。
⑤段落ごとに空白を入れる。

（３）署名（シグネチャ）を書く
外部に発信する場合などは、発信者の会社名、部署名、氏名、メールアドレス、電話番号、住所などを書くのが一般的です。

  ２．電子メールのマナー  
（１）送信メールのマナー
①半角カタカナや機種依存文字、外字は受信側で文字化けをおこすことがあるので使用しないようにしましょう。
②データ量の大きいものは圧縮もしくは分割して送信しましょう。
③「宛先（TO）」以外の関係者にも内容を共有したい場合は「CC」欄に、それぞれ面識がない複数先に一斉送信するときは「BCC」欄に入力しましょう。
（２）返信メールのマナー
①届いたことを伝えるためには速やかな返信が必要で、24時間以内が目安でしょう。
②不必要な引用は読みづらいので、削除しましょう。