プロパンガス販売店では、見積書や契約書、日報、報告書といった書類作成が日々の業務に欠かせません。けれど、こうした作業に多くの時間が取られ、本来注力すべき営業活動やお客様対応に手が回らない――そんな悩みを抱えていませんか？そこで注目したいのが、話題の「生成AI」です。あらかじめ社名や料金表、顧客情報などの基本データを登録しておけば、AIが自動で必要事項を盛り込んだ書類を作成。見積書や契約書のフォーマットに沿って、必要な部分だけを指示すれば、数秒で完成します。
報告書や日報も時短に
例えば営業日報。従来は「訪問先」「提案内容」「次回予定」などを毎回手書き・手入力していたかもしれませんが、今はAIに「本日の訪問先と成果」などの要点だけを伝えるだけで、読みやすい文章に整えてくれます。これなら文章が苦手な方でも安心。
誰でも一定のクオリティで報告書をまとめられます。
また、月次の実績報告や支払状況のまとめも、テンプレートとデータを組み合わせてAIに処理させれば、
短時間で仕上がるうえに転記ミスも防げます。
メールもAIが“いい感じ”に仕上げます
お客様へのお知らせメールや、検針結果報告のご案内なども、
AIが得意とする分野です。文面の雛形を登録しておけば、顧客ごとの名前や内容を差し替えて、自動でメール文を作成。件名や締めの挨拶まで自然な流れで整えてくれるので、
メール作成にかかる手間をぐっと減らすことができます。
無料ツールから気軽に試せる
生成AIツールは、無料または低コストで始められるものも多く、まずはトライアルで導入してみるのがおすすめです。ポイントは
「テンプレートの整備」と
「どの工程をAIに任せ、どこを人が確認するか」を明確にしておくこと。社内で使い方を共有し、少しずつ活用範囲を広げていくとスムーズです。
「人にしかできない仕事」に集中するために
書類作成が効率化すれば、その分
「人でなければできない仕事」に集中できます。お客様との対話や現場での提案、アフターサービスなど、信頼を築く時間が増えることは、
会社全体の価値向上にもつながります。
生成AIは、特別な知識がなくても使いこなせる時代になっています。まずは日報や社内書類から、手軽にAI化をはじめてみませんか？業務の“当たり前”が、もっとラクに、もっと賢く変わっていくはずです。
ソフィア企画では、
LPガス販売業に特化したAI活用のご相談や支援も承っております。「うちでも何かできるかな？」と思われた方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
あなたのお店のスタイルに合った最適な方法を、一緒に考えてまいります。
